Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:
Kotkan Energia Oy ja konserniin kuuluvat tytäryhtiöt

Y-tunnus:
1778863-1

Osoite:
Liitulahdentie 1, 48210 Kotka

Puhelin:
05 227 7270

Verkkopalvelu:
www.kotkanenergia.fi

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa:
Annika Aalto
Liitulahdentie 1
48210 Kotka
annika.aalto@kotkanenergia.fi

Kotkan Energia Oy toimii rekisterin pitäjänä konsernin yhteisessä käytössä oleville järjestelmille (asiakastietojärjestelmä, häiriötietojärjestelmä, online-järjestelmä).

2. Rekisterin nimi
Kotkan Energia Oy:n asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kotkan Energian ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen sekä palveluiden, tuotteiden ja asioiden hoitaminen sekä kehittäminen
  • tuotteiden ja palveluiden mainonta, markkinointi, suoramarkkinointi, etämyynti sekä tarjoaminen ja toimitus
  • laskutus, maksujen valvonta ja perintä
  • rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja siihen liittyvän asiakaspalvelun kehittäminen
  • mielipide- ja markkinatutkimukset

4. Rekisterin tietosisältö
Asiakkailta ja markkinointi- tai yhteydenottoluvan antaneilta potentiaalisilta asiakkailta kerätään sekä talletetaan yllä olevaa tarkoitusta varten tarpeelliset tiedot, jotka laajimmillaan ovat:

  • Yleiset sopimussuhteisiin liittyvät asiakastiedot, kuten nimi, henkilötunnus tai Y-tunnus, asiakasnumero, yhteystiedot (mm. osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) ja kontaktihistoria.
  • Käyttökohteen tiedot, kuten lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka, käyttöpaikkaa koskevat tiedot, sähkön vuosikäyttöarvio tai tiedot toteutuneesta kulutuksesta sekä sähköliittymää koskevat tiedot.
  • Laskutus- ja maksuliikennetiedot kuten laskutusosoitetiedot, laskutusryhmä, maksuehto, laskutustapa, tilinumero, maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot, kuten tiedot suorituksista ja avoimista saatavista.
  • Muut tiedot, kuten asiakaspalautteet, lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin lupa- ja tai kieltotiedot sekä muut asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumuksella tai valtuuttamana saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi.
  • Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot:
    • palvelussa suoritetut toimet, kuten vierailut tietyllä sivulla
    • tehdyt ostokset tai haun suorittaminen
    • vierailun ajankohta, toistuvuus ja kesto
    • selaimen tyyppi ja käyttöjärjestelmä, laitteen tyyppi, kuten tietokone tai mobiililaite
    • IP-osoite, istunnon aika ja kesto
    • näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä, yksilöllinen tunniste, kuten eväste- tai laite-ID
    • vuorovaikutus viestinnän kanssa
      • Seuraamme sähköpostiviestintämme tavoitettavuutta tallentamalla uutiskirjeiden avaus- ja klikkaustiedot yhdistäen ne sähköpostiosoitteisiin.
    • muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriä päivitetään tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energiamittareilta saaduilta energiankäyttötiedoilla. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. markkinointitilaisuuksien, kilpailujen ja arvontojen yhteydessä.

Kaikki asiakaspalveluun tulevat yhteydenotot voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään kontaktien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun ja laadun kehittämisessä.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallentaa ja päivittää esim. Väestörekisterikeskuksen tai jonkin muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja voidaan päivittää myös Energiateollisuus ry:n julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

6. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Sopimukseen ja siihen liittyvät tiedot säilytetään lähtökohtaisesti asiakassuhteen ajan. Tämän jälkeen tiedot poistetaan lukuun ottamatta tilannetta, jossa lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.
Sopimukseen perustuvien asiakastietojen säilytysaika on sähkömarkkinalain mukaan kymmenen (10) vuotta.

Kontaktitallenteiden säilytysaika on yksi (1) vuosi.

Potentiaalisten asiakkaiden osalta suostumukseen perustuvia asiakastietoja säilytetään, kunnes asiakas peruu suostumuksen. Ulkopuolisten reksiterien osalta noudatetaan rekisterinpitäjän ohjeistusta.

Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Kotkan Energia Oy:n asiakasrekisteristä ei luovuteta rekisteritietoja kolmannelle osapuolelle. Tietojen luovuttaminen on mahdollista ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella. Viranomaisille tietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kotkan Energia Oy:n tietojärjestelmien palvelimet sijaitsevat palosuojatussa ja lukituissa tiloissa. Tilaan on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjät on jaettu erilaisiin ryhmiin ja käyttöoikeudet järjestelmään määräytyvät ryhmän mukaisesti. Tietojärjestelmistä otetaan varmuuskopioita päivittäin.

Tietoihin on käyttöoikeus Kotkan Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Kotkan Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista asiakastietojen salassapitoon.

Manuaalinen aineisto säilytetään ko. tarkoitukseen varatuissa erillisissä arkistointitiloissa. Tiloihin on pääsy ainoastaan Kotkan Energia Oy:n henkilöstöllä ja ne pidetään lukittuina muulloin kuin toimiston aukioloaikoina.

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Asiakkaalla on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ja oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tarkistus- ja oikaisupyynnöt lähetetään kirjallisesti sekä allekirjoitettuna osoitteeseen:

Kotkan Energia Oy
Annika Aalto
Liitulahdentie 1
48210 Kotka

Asiakkaalla on myös oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai etämyyntiin ottamalla kirjallisesti tai puhelimitse yhteyttä Kotkan Energia Oy:n asiakaspalveluun. Asiakkaalla on myös mahdollisuus tutustua tietoihin Kotkan Energia Oy:n tiloissa. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot voi tarkistaa maksutta yhden kerran kalenterivuodessa.